EDIT (08.10.2020) - Please note: A Note As Regards To My Evernote Macros And The New Evernote Client Version 10

(This is a follow up post to Keyboard Maestro Tag Autocomplete Makro für Evernote unter macOS.)

This macro enhances the tagging functionality of Evernote's native macOS client by providing a way to search for tags in an "unanchored" way, that is, if I have a tag "gotomuseum", I can find this tag when searching for "museum", whereas the native tag autocomplete would only find the tag, if I typed at least "gotom". This is helpful, when having lots of tags in a deeply nested tag hierarchy.

How it works

This macro actually consists of two macros:

1. A collector macro, that reads and parses Evernote's tags
2. A selector macro, that displays a search box and pastes the selected tag

The collector macro could be bound to a hot key trigger or could be run in a time controlled manner (e. g. every hour). I have bound it to a hot key, so it's easy to invoke when I rcently added a tag, but it's not yet showing up in the selector.

So what you would do to use this:

1. You just create tags as usual
2. You invoke the collector macro
3. When tagging a note you invoke the selector macro, search for the tag you want and the tag is inserted where your cursor is

Installation

Just download the file and drop it onto the Keyboard Maestro App Icon in the dock, or double click the file.

Evernote Autocomplete Macros - v2 (application/octet-stream, 12 KB)

Das Problem

Ich benutze Evernote als meinen Zettelkasten, wie ich ja neulich beschrieben habe. Teil des Zettelkastens - aber nicht nur des Zettelkastens - ist ein baumartig aufgebautes Stichwortverzeichnis, meine "hierarchische Projektliste":

Eine große baumartige Struktur, in der jedes Ding (wenigstens) einen Platz hat. Beispiel:

00-meta.01-setup.03-reading-writing.00-notizen.02-evernote

Da Tags sich in Evernote in beliebiger Tiefe verzweigen lassen, ist jedes Teilsegment (d. h. 00-meta und 01-setup) jeweils ein eigenes Stichwort, welches hierarchisch ineinander verschachtelt ist. Da aber aus technischen Gründen Evernote nur das Tag selbst, nicht aber die sie enthaltenden Eltern- und Großelterntags anzeigt, wird die gesamte Hierachie bis zum jetzigen Stichwort immer mitgeschrieben, d. h. obiges Beispiel sieht praktisch so aus:

• 00-meta
• 00-meta.01-setup
• 00-meta.01-setup.03-reading-writing
• 00-meta.01-setup.03-reading-writing.00-notizen
• 00-meta.01-setup.03-reading-writing.00-notizen.02-evernote

Derzeit unterstützt der native Evernote-Client keine ausreichend flexible Tag-Autovervollständigung. So würde ich, wenn ich in der Stichwortleiste nach evernote suchen würde, das entsprechende Tag nicht finden.

Bevor das passende Tag für Evernote überhaupt als auswählbares Stichwort im Tag-Feld auftaucht, müsste ich wenigstens 00-meta.01-setup.03-reading-writing hinschreiben.

Logischerweise kann sich das niemand merken. Würde ich aber die Baumstruktur meines Tagsystems auflösen, verlöre ich viele Vorzüge eines solchen Systems. Also braucht es eine andere Lösung.

Für lange Zeit habe ich entsprechende Tags lediglich von einer Tag-Übersicht herauskopiert. Aber das war umständlich und führte tendenziell dazu, dass man Tags weniger häufig benutzt hat, als man es vielleicht gewollt hätte.

Die Lösung

Ein Hoch auf Keyboard Maestro! Keyboard Maestro ist ein Automatisierungstool für den Mac, mit dem man in vielen Fällen Apps um Funktionalitäten oder Integrationen erweitern kann, die einem fehlen. Wir machen es uns hier zu nutze, um eine funktionierende Stichwort-Autovervollständigung zu bauen.

Schritt 1

Wie gesagt, habe ich in Evernote eine Notiz mit allen Tags die auf den Namen Tagliste hört.

Diese Liste müssen wir nun nur noch auslesen bzw. parsen. Um das zu ermöglichen machen wir uns einen weiteren Vorteil der Mac-Plattform zu Nutze: Die Applescript-Unterstützung des Evernote-Clients.

tell application "Evernote"      
 set mysearch to find notes "intitle:Tagliste"      
 set mynote to item 1 of mysearch      
 return HTML content of mynote  
 end tell

Dieses Applescript macht folgendes:

1. Es sucht in Evernote nach Notizen die im Titel Tagliste enthalten...
2. ...und wählt aus den Suchergebnisse das erste aus...
3. ...und anschließend gibt es den Inhalt der entsprechenden Notiz als HTML aus

Wir halten HTML was so aussieht:

<div id="en-note"><ul><li><div>xx-archiv</div></li>...

Schritt 2

Diesen langen HTML-Wurm müssen wir nun so aufbereiten, dass er uns für eine Autovervollständigung dienen kann. Auch wenn man für HTML eigentlich keine regulären Ausdrücke verwenden sollte, so ist das von uns vorgefundene HTML einfach genug um es dennoch zu tun.

(?<=(<li><div>))([a-zA-Z0-9().,\-:;@#$%^&*\[\]"'+–/\/®°⁰!?{}|`~äöüÄÖÜß_ \n])+(?=(</div></li>))

Diese RegExp tut folgendes (Visualisierung von hier):

Kurz: Es wird alles gefunden was zwischen

<li>

<div>

Schritt 3

Schließlich braucht es ein Makro, welches bei Bedarf die obigen Schritte durchführt und das Ergebnis vorhält.

Immer wenn ich die Tastenkombination ⌃⌥⇧⌘# drücke passiert folgendes:

1. die Variable TagsFound wird zurückgesetzt um Duplikate zu vermeiden
2. das Applescript aus Schritt 1 wird ausgeführt und liefert uns HTML, welches wir in der Variable Tags speichern
3. Hier iterieren wir über jeden gefundenen Match unseres Regulären Ausdrucks (Variable TagsMatch) aus Schritt 2 und führen für jedes Stichwort die folgenden Aktionen durch
   1. wir speichern das Gefundene in der Variable TagsCaptured
   2. wir fügen den Inhalt von TagsCaptured und einen Zeilenumbruch am Ende an die Variable TagsFound an
4. Wir löschen Tags, TagsMatch, TagsCaptured, da sie nicht mehr gebraucht werden.
5. Schließlich geben wir eine Notification aus, dass die Tags aus Evernote gefunden und aktualisiert worden sind.

Das Ergebnis ist eine Variable die in jeder Zeile ein Tag enthält:

xx-archiv  
 00-meta  
 00-meta.00-baum  
 00-meta.01-setup  
 00-meta.01-setup.01-taskmgmt  
 00-meta.01-setup.01-taskmgmt.01-timewarrior  
 00-meta.01-setup.01-taskmgmt.02-taskwarrior

Hier das Makro zum Download: Evernote - ZKN - Tag Collection [ (application/octet-stream, 6 KB) ]{.small}

Schritt 4

Nun müssen wir die so befüllte Variable nur noch von KeyboardMaestro in geeigneter Form anzeigen lassen. Das geht so:

Immer wenn ich die Tastenkombination ⌥⇧⌘# drücke (also ohne Control) passiert folgendes:

1. Es wird ein Suchschlitz eingeblendet werden, dessen Inhalt sich aus der Variable TagsFound speist und die Auswahl (d. h. den Eintrag also in unserem Falle das Tag) in die Variable TagTmp speichert.
2. Wir fügen den Inhalt der Variable TagTmp an der Position ein, wo wir das Makro ausgeführt hatten.
3. Wir löschen die Zwischenablage 0, d. h. unser gerade eben eingefügtes Stichwort, um nicht unsere eigentliche Zwischenablage - vielleicht habe ich ja z. B. einen Textschnipsel für einen neuen, zu taggenden Zettel in der Zwischenablage - zu "löschen".

Hier das Makro zum Download: Evernote - ZKN - Tag Selection [ (application/octet-stream, 2 KB) ]{.small}

Ergebnis

Das Ergebnis sieht dann so aus:

Anzumerken bleibt, dass man das Tag Collection Makro nur ausführen muss, wenn sich was an den Tags geändert hat und nicht vor jeder Stichwortsuche.

Links und Inspiration

• Größte Inspiration war sicher dieser Forumsbeitrag im Forum von Zettelkasten.de: Quick insertion of tags with type-ahead search (using Keyboard Maestro)

(For a shorter summary in English, see: Evernote as a Zettelkasten)

Ich bin seit Jahren also wieder zurück bei Evernote. Auch dort (wie hier im Blog) ist es irgendwie ein Mengengelage aus Ansprüchen an die Form und notwendigen Einschränken aufgrund der zur Verfügung stehennden Ressourcen (Zeit, Konzentration, technische Plattform, etc.).

Aber im Prinzip funktioniert es im Augenblick so:

Notizbücher

Übernommen von hier habe ich die ersten drei Notizbücher:

• !_Inbox
• 1_Inspiration (für mehr oder weniger eigene Gedanken)
• 2_Referenzen (für mehr oder weniger fremde Iritationen)

Der Trick hier ist, dass die Unterscheidung zwischen eigenem und fremdem so leicht getroffen werden kann (auch wenn sicherlich eine unerhebliche Menge an Entscheidungen darüber falsch getroffen werden: das ist in Ordnung. Nur leicht muss es sein zu einer Entscheidung zu kommen, alles andere kommt später.) Das sorgt dafür, dass die Inbox eigentlich immer leer ist. So soll es sein.

Schließlich gibt es noch ein weiteres Notizbuch:

• 3_ZKN

Dieses enthält "gereifte Notizen", die wenigstens zweimal angefasst worden sind, im richtigen Format vorliegen, usw. Ziel ist hier übrigens nicht, dass jede Notiz im ZKN landen muss. Schön wäre das schon, aber es ist nicht wichtig genug, um dadurch die Erfassung von Neuem zu blockieren - so die Ausrichtung.

Daran anschließend gibt es eine Reihe von Notizbüchern, die entweder Projekt-Spezifisch oder Themengebietsspezifisch aufgebaut sind und zumeist aus historischen Gründe existieren. Eine Auswahl:

• Arbeit
• Bürokratie
• Notizensystem
• Rezepte
• usw.

Diese sollen irgendwann mehr oder weniger alle in Prozessnotizbücher (siehe oben, !_Inbox, usw.) und temporäre Projektnotizbücher ("Reise nach Oulu" z. B.) aufgehen. Hat aber alles keine Eile.

Tags

Es gibt derzeit zwei verschiedene Tag-Systeme:

1. die hierarchische Projektliste

Eine große baumartige Struktur, in der jedes Ding (wenigstens) einen Platz hat. Beispiel:

00-meta.01-setup.03-reading-writing.00-notizen.02-evernote

Da Tags sich in Evernote in beliebiger Tiefe verzweigen lassen, ist jedes Teilsegment (d. h. 00-meta und 01-setup) jeweils ein eigenes Stichwort, welches hierarchisch ineinander verschachtelt ist. Da aber aus technischen Gründen Evernote nur das Tag selbst, nicht aber die sie enthaltenden Eltern- und Großelterntags anzeigt, wird die gesamte Hierachie bis zum jetzigen Stichwort immer mitgeschrieben, d. h. obiges Beispiel sieht praktisch so aus:

• 00-meta
  • 00-meta.01-setup
    • 00-meta.01-setup.03-reading-writing
      • 00-meta.01-setup.03-reading-writing.00-notizen
        • 00-meta.01-setup.03-reading-writing.00-notizen.02-evernote

Das schöne an dieser Hierarchie ist, dass ich sie mit minimalen Anpassungen auf allen Ebenen verwenden kann: In Gmail (Labels), in OmniFocus (Tags), im Filesystem (mit Slash statt Punkt).

Zugegebenermaßen erzeugt die Verwaltung einer solchen riesigen Struktur auch einen gewissen Mehraufwand (ich halte in Evernote eine Notiz mit dem geltenden Stichwort-Baum vor und zusätzlich ein Changelog, um eine Historie dazu zu haben) aber die dadurch gewonnene Konsistenz macht das im Alltag doch wieder lohnenswert. Zumal nicht jede Notiz immer getaggt wird, sondern auch hier wird nur das verschlagwortet, wo man gerade zu kommt.

2. Nicht-hierarchische Tags

Zu diesem Tag-System habe ich derzeit noch ein versehentlich durch den Import eines öffentlichen Evernote-Zettelkastens, über den ich sonst nichts weiß, außer, dass er existiert eine weitere nicht-hierarchische Tag-Struktur gewonnen.

Diese sollte irgendwann mal in der hierarchischen Tag-Sturktur aufgehen. Eine Auswahl der dort zur Verfügung stehenden Tags:

• angst
• Aporie
• Big Data
• Erkenntnistheorie
• Gedanke
• sinnkopplung
• wissen

Warum hier einige Begriffe groß und andere klein geschrieben worden sind, weiß ich nicht.

Notizen/Zettel

Notizen haben im Prinzip immer denselben Aufbau:

Titel

.

(Quelle: )

• Zurück:
  • s
• Weiter:
  • s
• Querverweise:
  • s

Dieser Aufbau ist als template in Evernote hinterlegt und ist damit schnell zugänglich. Dieses Layout gibt aus meiner Sicht genügend Struktur vor, um Zettel miteinander in Baumartiger Weise zu verlinken. Dort wo der Punkt steht, schreibt man den entsprechend atomaren Gedanken hin, verlinkt wenn nötig inline auf andere Zettel und ergänzt, wo nötig/sinnvoll/nützlich Vorgängerzettel, Folgezettel und Querverweise. Über die entsprechende "copy note Link"-Funktionalität lassen sich auf diese Weise relativ schnell (jedenfalls schnell genug) Netze aus Zetteln erstellen.

Prinzipien des Arbeitens

Neue Suchstrategie

Hat man einen solchen Zettelkasten, dann ist es notwendig, dass man seine Internet-Suchstrategie dahingehend abändert, dass man zunächst im Zettelkasten nach Antworten sucht und nicht im WWW. Der Grund dafür ist, dass man sonst nicht weiß, was der Kasten bereits enthält und was er vielleicht auch nicht enthält oder was er noch nicht enthält, aber vielleicht einen Ort hat, wo man aber etwas Fehlendes Anschließen könnte. Dementsprechend ist der neue Suchalgroithmus für ein auftauchendes Problem:

• Habe ich dazu was im Zettelkasten geschrieben?
• Wenn Ja:
  • entsprechendere Folgezettel sind zu erstellen um so die Reichweite des ZKN zu verlängern.
• Wenn Nein:
  • (z. B.) Internetsuche bemühen und wenn eine Antwort gefunden worden ist, dann wird diese in einen Zettel überführt.

Atomare Notizen

Eine Notiz sollte nach Möglichkeit atomar sein, d. h. sie sollte einen Gedanken fassen nur eine Sache tun. Erklärt wird das Vorgehen z. B. hier:

The underlying principle I’d call the principle of atomicity: put things which belong together in a Zettel, but try to separate concerns from one another.[2] For example, I might collect a list of assumptions in one Zettel which serves as an overview. like hard determinism. A related argument and its conclusion will be kept in another Zettel. Moral responsibility under hard determinism is a good example. I can re-use the arguments without buying into the assumptions because the arguments are of sufficiently general form. Atomicity fosters re-use which in turn multiplies the amount of connections in the network of Zettels.

Und die dazugehörige Fußnote 2:

If you’re a programmer, separation of concerns should ring a familiar bell. I deal with notes in a fashion similar to complex code. Instead of writing classes, I create new note files. Accordingly, patterns emerge: there are argumentative notes; there are notes with term definitions; there are sparks and ideas. Each Zettel pattern fulfils a different purpose.

In meinen Worten: Wiedervwendbarkeit sollte beim Output, Beschränkung der "Funktionalität" (Outline, Beispiel, Definition, …) beim Input der Leitfaden für das Erstellen von Notizen sein. Dadurch, dass sich diese atomaren Notizen ja wiederum miteinander Verlinken lassen, gewinnt man ein unglaubliches Maß an Verzweigbarkeit seiner Notizen.

Keine Perfektion anstreben, nirgends

Vollständigkeit, der Form entsprechend, Einheitlichkeit, Abgeschlossenheit, usw.: Man muss Zettel nicht schon beim ersten Versuch perfekt erstellen. Im Gegenteil: Ein allmähliches Überarbeiten, dort wo es gerade tatsächlich notwendig ist, ist ein Garant für die Langlebigkeit der eigenen Verzettlungspraxis.

Eine gute Formulierung dafür findet sich hier:

It can be tempting to spend a lot of time to create highly structured, perfectionistic notes. The problem is, you often have no idea which sources will end up being valuable until much later. Instead of investing a lot of effort upfront, organize your notes opportunistically, in small bits over time

Your rule of thumb should be: add value to a note every time you touch it. This could include adding an informative title the first time you come across a note, highlighting the most important points the next time you see it, and adding a link to a related note sometime later. By spreading out the heavy work of organizing your notes over time, you not only save time and effort, but ensure that the most frequently used (and thus most valuable) notes surface organically, like a ski slope where the most popular routes naturally end up with deeper grooves.

Ende

Es gäbe natürlich noch unheimlich viel mehr zum Thema zu sagen, aber mit diesen "Zutaten" und den verlinkten Quellen lässt sich verhältnismäßig einfach ein eigener Zettelkasten einrichten, wenn man genug Eigeninitiative hat. Gesagt habe ich nichts über ergebnisorientiertes Schreiben, d. h. wie man Notizen aus einem Zettelkasten in einen zusammenhängenden Text verwandelt. Auch nicht darüber, wie sich ein Zettelkasten zu einem Task-Management-System verhält. Aber das kann ja ein anderes Mal Thema sein.